Behandling af Persondata

EU´s persondataforordningen pr. 25. maj 2018

Fortegnelse over behandling af personoplysninger i

Munkebo Fodslaw

Dato for seneste ajourføring af dokumentet: 7. maj 2018

Fortegnelsen er til opfyldelse af den dokumentationspligt, der påhviler en idrætsforening i medfør af persondataforordningen. Idrætsforeninger er omfattet af pligten i fuldt omfang, hvorfor der skal føres fortegnelse over almindelige personoplysninger såvel som personoplysninger tillagt en højere grad af beskyttelse (følsomme oplysninger, oplysninger om strafbare forhold og CPR-nummer), jf. ’Vejledning til idrætsforeninger om behandling af personoplysninger’, udgivet af DIF og DGI. (Og efterbehandlet af Dansk Firmaidrætsforbund ift. firmaidrætsforeninger)

Når du bliver indmeldt i Munkebo Fodslaw bliver du registreret i Landsorganisationen Vandreforeningen Fodslaw, som foretager kontingentopkrævningen. Munkebo Fodslaw har adgang til oplysninger om de medlemmer, der er tilknyttet lokalforeningen Munkebo Fodslaw.

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i Munkebo Fodslaw, Solbakken 726, 5330 Munkebo.

Tlf. 23205425. E-mail:  formand@munkebofodslaw.dk  CVR: 32220193.

1. Hvem har ansvaret for beskyttelse af data i Munkebo Fodslaw?

1. Formand Niels Ole Jensen, tlf. 23 20 54 25
2. Kasserer Solvejg Nielsen, tlf. 26 91 36 59
3. Sekretær Lilian Pedersen, tlf. 22 45 11 56

2. Hvad er formålene med behandlingen?

1. Varetagelse af medlemsforhold, medlemsmøder og generalforsamlinger.
2. Administration af foreningens eksterne relationer, herunder indberetning til kommunen efter folkeoplysningsloven.
3. Indhentelse af børneattester.
4. Udbetaling af godtgørelser som kørsel m.v.

3. Hvilke personoplysninger behandler vi?                                                                                   

1. Almindelige personoplysninger for medlemmer:

• Navn, mailadresse, telefon, adresse, fødselsdato og indmeldelsesdato.

b.   For bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, rejseledere og hjælpere, behandles desuden

       bankoplysninger. 

2. Hvis der kræves børneattest, skal der oplyses CPR.

4. Hvem behandler vi oplysninger om?                                                                                

Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:                                                                                                        

a.    Medlemmer

5. Hvem videregives oplysningerne til:

1.  Almindelige personoplysninger om medlemmer videregives ikke til andre. Dog videregives oplysningerne til kommune, hvis dette bliver forlangt. 
2. Ved indhentelse af børneattester videregives CPR-nummer til politiet.

6. Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen.

1. Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer

i op til 5 år efter tilhørsforholdets ophør.

2. Oplysninger der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks efter at behandlingsformålet er opfyldt.
3. Børneattestoplysninger opbevares, så længe personen fungerer i sit virke

7. Hvordan opbevarer vi personoplysningerne i foreningen.

Vandreforeningen (Hovedforeningen) opbevarer alle personoplysninger hos Winkas, som er et firma der med sit bogholderiprogram administrerer alle vores medlemmer. Personoplysningerne i lokalforeningen Munkebo Fodslaw opbevares på den dataansvarliges computer, der skal være beskyttet af password, som kun den dataansvarlige kender. Personoplysninger på papir, skal være låst inde i et skab, når de ikke er i brug. Dette gælder dog ikke personers navne, telefonnumre og mailadresser, der også kan være tilgængelige i medlemsbladet, på hjemmesiden, og i fortegnelser i forbindelse med arrangementer, udflugter og rejser.

8.  Hvad gør vi, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden?

• Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vores hovedorganisation og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet.
• Vi dokumenterer alle brud på følgende måde: Vi logger alle uregelmæssigheder.

9. Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT-systemer?

• Systemet har ikke en automatisk slettefunktion, så vi gennemgår oplysningerne manuelt.
• Vi vedligeholder oplysningerne ved regelmæssig kontrol og ajourføring af data.
• Vi fornyer password regelmæssigt.

Bilaget er udarbejdet af Danmarks Idrætsforbund og DGI i fællesskab.

2. udgave, februar 2018.  

Gennemset og tilpasset af Dansk Firmaidrætsforbund ift. firmaidrættens foreninger, marts 2018. Er også sidst tilpasset af Vandreforeningen Fodslaw samt Munkebo Fodslaw (se dato øverst i dokumentet).

Privatlivspolitik for Munkebo Fodslaw

Dato for seneste ajourføring af dokumentet: 7. maj 2018

Dataansvar for Munkebo Fodslaw

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser.

Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Når du bliver indmeldt i Munkebo Fodslaw bliver du registreret i Vandreforeningen Fodslaw (Hovedforeningen), som står for kontingentopkrævningen. Munkebo Fodslaw har adgang til oplysninger om de medlemmer, der er tilknyttet lokalforeningen Munkebo Fodslaw.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige:

Munkebo Fodslaw, v/ formand Niels Ole Jensen

Solbakken 726, 5330 Munkebo

CVR: 32220193

Telefonnr.: 23205425

formand@munkebofodslaw.dk

www.munkebofodslaw.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger:

• Almindelige personoplysninger:
  • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig som er medlem.

Formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger

Formål med behandling af medlemsoplysninger:

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning.
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven.
• Levering af varer og ydelser du har bestilt.
• Administration af din relation til os.
• Udsendelse af nyhedsbrev, mails og aktivitetsprogrammer.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser.

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Udøvelse af foreningens aktiviteter, herunder foreningens blad, hjemmeside, Facebook, planlægning af foreningsarrangementer, vandringer, rejser m.v., hvor der kan være fortegnelser og lister med medlemsoplysninger, hvor dette er relevant.
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Videregivelse af dine personoplysninger.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

• Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer

i op til 5 år efter tilhørsforholdets ophør.

• Oplysninger der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks efter at behandlingsformålet er opfyldt.
• Børneattestoplysninger opbevares, så længe personen fungerer i sit virke
• Vandreforeningen Fodslaw (Hovedforeningen) opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer og ansatte til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data.
• Retten til indsigt i egne personoplysninger.
• Retten til berigtigelse.
• Retten til sletning.
• Retten til begrænsning af behandling.
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format).
• Retten til indsigelse.

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Bilaget er udarbejdet af Danmarks Idrætsforbund og DGI, som venligst har ladet Dansk Firmaidrætsforbund tilpasse dette, og firmaidrættens termer er hermed indarbejdet, marts 2018. Bilaget er endvidere tilrettet af Vandreforeningen Fodslaw samt Munkebo Fodslaw (se dato øverst i dokumentet).